Kako se proces planiranja prodaje i operacija (Sales and Operations Planning – S&OP) razlikuje među državama, industrijama i tržištima različitih veličina?
U mnogim raspravama o S&OP-u polazi se od pretpostavke da poduzeća mogu uravnotežiti potražnju i ponudu poboljšanjem prognoza, integracijom podataka i usklađivanjem svojih internih odjela. Međutim, situacija je složenija u malom gospodarstvu kao što je hrvatsko, osobito u gospodarstvu koje u velikoj mjeri ovisi o turizmu, suočava se s izrazitom sezonalnošću i znatno se oslanja na uvozne proizvode.
Kako bih ove izazove sagledala iz perspektive praktičara, razgovarala sam s Mirjam Kasapović, iskusnom turističkom stručnjakinjom koja je radila u velikim hrvatskim turističkim kompanijama. Njezina zapažanja pokazuju da učinkovito planiranje lanca opskrbe zahtijeva mnogo više od prognoziranja i tehnologije. Ono također ovisi o obrazovanju, suradnji, povjerenju i institucionalnoj podršci.
Sezonalnost utječe na cijeli lanac opskrbe
Velike turističke kompanije uglavnom mogu procijeniti koliko će gostiju primiti te koliko će im hrane, pića, opreme i drugih proizvoda biti potrebno. Ipak, intenzivna turistička sezona u Hrvatskoj stvara značajne izazove i za kupce i za dobavljače.
Tijekom ljeta dobavljači moraju osigurati znatno veće količine u kratkom razdoblju. Kako bi odgovorili na vrhunac potražnje, potrebni su im dodatni zaposlenici, dostavna vozila, skladišta, rashladne komore i drugi resursi. Njihovi kapaciteti moraju biti dovoljni za visoku sezonu, iako tijekom većeg dijela godine mogu ostati nedovoljno iskorišteni.
Zbog toga cijeli proces opskrbe postaje skuplji. Dobavljači snose visoke troškove povezane s potrebnim kapacitetima, dok nedostatak radne snage dodatno otežava proširenje poslovanja u razdobljima najveće potražnje.
U takvom okruženju S&OP nije samo pitanje usklađivanja prognoze prodaje s internim operativnim planom. Turističke kompanije također moraju utvrditi raspolažu li njihovi dobavljači dovoljnim kapacitetima, radnom snagom, prijevoznim sredstvima i zalihama za zadovoljavanje sezonske potražnje – i po kojoj cijeni.
Ovisnost o turizmu povećava ranjivost gospodarstva
Turizam je jedna od najvažnijih gospodarskih grana u Hrvatskoj, ali pretjerana ovisnost o samo jednoj djelatnosti stvara značajne rizike. Turizam je posebno osjetljiv na gospodarske krize, geopolitičku nestabilnost, zdravstvene krize, vremenske uvjete, poremećaje u prometu i promjene u ponašanju potrošača.
Istodobno, Hrvatska ima relativno ograničenu domaću proizvodnu bazu. To stvara strukturnu neravnotežu između snažne sezonske potražnje koju generira turizam i količina koje domaći proizvođači mogu osigurati.
Ta je neravnoteža posebno vidljiva u poljoprivredi. Hoteli i turističke kompanije često mogu vrlo precizno procijeniti svoje godišnje potrebe za voćem, povrćem, mesom, mliječnim proizvodima i drugim kategorijama hrane. Te bi se procjene mogle unaprijed podijeliti s lokalnim proizvođačima. Poljoprivrednici bi mogli koordinirati svoje aktivnosti, udružiti količine i uzgajati proizvode za koje već postoji poznata potražnja. Ugovori bi mogli pružiti veću sigurnost i proizvođačima i kupcima.
Međutim, u praksi je takav oblik koordinacije još uvijek ograničen. Iako su pokrenute različite inicijative za povezivanje hrvatske poljoprivrede i turizma, one zasad nisu donijele dovoljne rezultate.
Mali poljoprivredni proizvođači često nemaju potrebno znanje, resurse, tehnologiju ni administrativne kapacitete kako bi samostalno organizirali takvu suradnju. Državna tijela i druge institucije mogle bi pomoći u objedinjavanju ponude, edukaciji proizvođača, koordiniranju logistike i sufinanciranju proizvodnje. Međutim, takve inicijative zahtijevaju stručnost, kontinuitet i istinsku predanost.
Iz toga proizlazi važna spoznaja: pojedinačno poduzeće ne može uspostaviti učinkovit S&OP proces ako širi ekosustav opskrbe ostaje fragmentiran.
Zašto je lokalna nabava složena?
Kupnja lokalnih proizvoda privlačan je cilj, osobito u turizmu. Posjetitelji sve više očekuju autentičnu hranu, regionalne proizvode i iskustva povezana s destinacijom. Lokalna nabava može podupirati ruralne zajednice, skratiti prijevozne udaljenosti i ojačati identitet turističke destinacije.
Međutim, lokalni proizvođači nisu uvijek u mogućnosti jamčiti potrebne količine, kontinuitet, standardiziranu kvalitetu ili učestalost isporuke. Turističke kompanije stoga moraju kombinirati lokalnu nabavu s većim rezervnim dobavljačima.
Situacija može biti i obrnuta. Neki lokalni proizvođači svoje proizvode mogu prodati drugim kanalima po višim cijenama pa imaju malo razloga prihvatiti cijene ili uvjete nabave koje nude hoteli i turistička naselja.
Lokalno proizvedena jagoda, breskva ili lubenica može biti 20 % skuplja od uvozne alternative. Ipak, može ponuditi bolju kvalitetu, veću svježinu, manje otpisa, bolju iskoristivost i privlačniju priču za goste hotela i restorana.
Te je prednosti teško prikazati u uobičajenoj tablici nabavnih troškova. Ako menadžment promatra samo jediničnu cijenu, uvozni proizvod obično izgleda jeftinije. Ako analiza obuhvati otpad, svježinu, kvalitetu, zadovoljstvo kupaca, utjecaj na okoliš i brendiranje destinacije, lokalni proizvod može pružiti veću ukupnu vrijednost.
S&OP stoga zahtijeva menadžere koji financijske podatke mogu tumačiti u širem poslovnom kontekstu. Brojke su ključne, ali najniža nabavna cijena ne znači uvijek i najbolju odluku.
Mala tržišta ograničavaju dostupnost proizvoda
Dodatni izazov može se uočiti u segmentu luksuznog turizma. Vrhunski restoran možda želi ponuditi izbor premium međunarodnih sireva ili drugih specifičnih proizvoda. Međutim, potražnja može dolaziti od samo malog broja restorana raspoređenih na velikoj udaljenosti – od Istre i Zagreba do Dubrovnika.
Hrvatsko tržište može biti premalo da bi se uvozniku isplatilo održavati kontinuiranu opskrbu takvim proizvodima. Specifični prehrambeni proizvodi mogu zahtijevati i prijevoz te skladištenje u kontroliranim temperaturnim uvjetima, zbog čega izravne isporuke iz inozemstva postaju skupe.
U takvoj situaciji restoran može točno znati što želi ponuditi, ali je njegov plan ograničen asortimanom dobavljača, minimalnim količinama narudžbe, učestalošću isporuke i komercijalnim interesima dobavljača. S&OP tada nije toliko usmjeren na optimizaciju idealnog plana koliko na razvoj najboljeg mogućeg plana unutar vanjskih ograničenja opskrbe.
Ulazak Hrvatske u Europsku uniju povećao je dostupnost dobavljača iz susjednih zemalja, osobito Slovenije i Italije. Unatoč tome, malo tržište i geografska raspršenost zemlje i dalje ograničavaju dostupnost specijaliziranih proizvoda.
Ovisnost o uvozu nadilazi hranu
Izazovi u opskrbi s kojima se suočavaju turističke kompanije nisu ograničeni na hranu i piće. Hotelima su potrebni namještaj, oprema, građevinski materijali, sitni inventar, rezervni dijelovi i tehnologija. Domaća proizvodnja u mnogim od tih kategorija ograničena je pa se značajan dio mora uvoziti.
Takve je nabave ponekad lakše planirati jer se uglavnom provode povremeno, a ne svakodnevno. Potrebne količine mogu se unaprijed precizno izračunati, narudžbe objediniti, a prijevoz organizirati u većim pošiljkama.
Međutim, ovisnost o uvozu donosi dodatne rizike, uključujući dulje rokove isporuke, prekogranične poremećaje, geopolitičku neizvjesnost i oslanjanje na relativno mali broj dobavljača. Za poduzeća koja posluju u malim zemljama čak i naizgled lokalno planiranje vrlo brzo postaje regionalno ili međunarodno planiranje lanca opskrbe.
ESG zahtjevi mogu isključiti male dobavljače
Okolišni, društveni i upravljački zahtjevi, poznati pod kraticom ESG, postaju sve važniji u europskim lancima opskrbe. Od velikih se kompanija očekuje da mjere svoj utjecaj na okoliš, smanjuju količinu otpada, prikupljaju podatke o održivosti i procjenjuju poslovanje svojih dobavljača.
Iako su ti ciljevi važni, njihova provedba može stvoriti dodatne prepreke za male proizvođače. Kada mali poljoprivrednik primi složen ESG upitnik, problem ne mora biti u tome što ne želi poslovati odgovorno. Možda jednostavno nema potrebno znanje, vrijeme, digitalne vještine ni administrativne kapacitete kako bi upitnik razumio i ispunio.
Mnogi mali proizvođači nemaju zaposlenike zadužene za izvještavanje i administraciju. Već su opterećeni različitim regulatornim zahtjevima, a mogu imati i ograničeno iskustvo s pojmovima poput mjerenja ugljikova otiska. Složen ESG upitnik zato može postati još jedan razlog za odustajanje od suradnje s velikim kupcem.
Ako turističke kompanije doista žele uključiti male lokalne dobavljače, ne mogu na njih samo prenijeti obveze izvještavanja. Moraju im također ponuditi edukaciju, jednostavnije alate, smjernice i praktičnu pomoć. U suprotnom bi ESG zahtjevi mogli nenamjerno pogodovati velikim dobavljačima, a isključiti male lokalne proizvođače koje bi trebali podržavati.
S&OP zahtijeva povjerenje prije softvera
Koordiniranje malih proizvođača nije samo operativno nego i kulturno pitanje. U postsocijalističkim zemljama zadruge i kolektivno organiziranje još uvijek mogu imati negativne povijesne konotacije. Neki se proizvođači boje gubitka neovisnosti, dok su neuspješne inicijative iz prošlosti oslabile povjerenje u institucije i potencijalne partnere.
Digitalne platforme mogu objediniti narudžbe, poboljšati vidljivost i koordinirati isporuke, ali tehnologija sama po sebi ne može stvoriti suradnju. Proizvođači najprije moraju vjerovati jedni drugima, kupcu, koordinirajućoj instituciji i samoj platformi.
Uspješna suradnja trebala bi sačuvati samostalnost pojedinačnih proizvođača, a istodobno im pružiti zajedničke koristi kroz objedinjavanje količina, koordiniranu logistiku, zajedničke standarde kvalitete i bolji pristup velikim kupcima.
Zato S&OP zahtijeva povjerenje prije nego što zahtijeva softver.
Sve počinje i završava obrazovanjem
Mirjam se u razgovoru više puta vratila jednom ključnom zaključku: obrazovanje je temelj svakog poboljšanja.
Proizvođačima su potrebna praktična znanja o planiranju, određivanju cijena, standardima kvalitete, logistici, digitalnim alatima i ESG zahtjevima. Stručnjaci za nabavu trebaju razumjeti ukupnu vrijednost, umjesto da se usredotoče isključivo na najnižu cijenu. Menadžeri moraju prepoznati strateške koristi lokalne nabave i razvoja dobavljača. Institucijama je potrebna stručnost za uspostavljanje dugoročnih mehanizama koordinacije, dok donositelji politika moraju razumjeti povezanost turizma, poljoprivrede, logistike, obrazovanja i regionalnog razvoja.
Hrvatska ima mnogo inteligentnih i sposobnih ljudi, ali formalne kvalifikacije ne osiguravaju uvijek specifična znanja potrebna za upravljanje složenim lancima opskrbe. Kontinuirano i praktično obrazovanje zato je nužno na svim razinama.
Lekcija od globalnog značaja
Primjer hrvatskog turizma relevantan je i izvan Hrvatske. Mnoga mala gospodarstva suočavaju se sa sličnim uvjetima: fragmentiranim proizvođačima, ograničenom domaćom proizvodnjom, ovisnošću o uvozu, sezonskom potražnjom, nedostatkom radne snage, slabom pregovaračkom moći i nedovoljnom institucionalnom koordinacijom.
Ti uvjeti dovode u pitanje uobičajeno razumijevanje S&OP-a kao mjesečnog procesa kojim se upravlja unutar jednog poduzeća. U stvarnosti kvaliteta plana pojedine kompanije ovisi o sposobnostima cijelog ekosustava, dobavljača, pružatelja logističkih usluga, institucija, obrazovnog sustava i donositelja politika.
Perspektiva malog europskog gospodarstva koje snažno ovisi o turizmu podsjeća da se učinkovit S&OP ne temelji samo na prognozama, softveru i internom usklađivanju. On također ovisi o obrazovanju, povjerenju, suradnji i sposobnostima šire opskrbne mreže.
Za mala gospodarstva ključno pitanje nije samo: „Kako možemo optimizirati plan?”
Pravo je pitanje: „Kako možemo izgraditi znanje, povjerenje, suradnju i institucionalne kapacitete potrebne da bi pouzdan plan uopće bio moguć?”